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更新日:2023/12/01

オフィスの鍵管理をラクにする方法とは?電子錠のメリット・デメリットをプロが紹介!

オフィスの鍵管理をラクにする方法とは?電子錠のメリット・デメリットをプロが紹介!

この記事でわかること

  • オフィスでよくある鍵管理方法と問題点
  • オフィスの鍵管理をラクにする「電子錠」とは?
  • 電子錠のメリットとデメリット

記事監修者

田口季良(たぐちのりよし)
田口季良(たぐちのりよし)SLS株式会社 マネージャー

「すごわざ鍵開け達人」として関西・関東のテレビに出演。鍵職人としてのキャリアは12年、現在はエキスパート集団を束ねるマネージャー。親切丁寧な防犯アドバイスにも定評がある。

オフィスの鍵をもっと効率的に管理したい」と思っていませんか?

オフィスには、玄関からそれぞれの部屋のドア、さらにロッカーや引き出しに至るまでさまざまな鍵があります。

数が多いと管理するだけでも一苦労ですし、どのような鍵がいいか判断がつきませんよね・・・。

そこで、この記事では、鍵のプロがオフィスの鍵管理をラクに、かつ、効率的にする方法を紹介します

鍵の管理をプロに相談したい場合はご安心ください。鍵の専門業者「鍵猿」にてオフィスの鍵管理を相談できます

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オフィスでよくある鍵の管理方法と問題点

はじめに、オフィスでよく見られる鍵の管理方法と、その問題点を解説します。

キーボックスで保管する問題点

キーボックス

キーボックスは、鍵を安全に保管しながら整理をするうえで便利です。

キーボックスとは?

キーボックスとは鍵を入れる専用の箱のことで、大小さまざまな種類があります。

大きさの種類は豊富ですが、オフィスで使用されるものはそのほとんどが壁に固定して使うタイプです。

キーボックスの中は複数の鍵が下げられるようになっており、必要な鍵を探しやすい点は便利といえるでしょう。

キーボックス自体は、暗証番号やシリンダーキーを使って開閉するのが一般的です。

キーボックスは「タグ付け」や「保管台帳の記録」が手間

キーボックスは、鍵の量に合わせてサイズを選べますし、一元管理しやすいことは確かです。

しかし、オフィス内の鍵を1本ずつ集めて保管することになるため、タグ付けや保管台帳の記録といった手間がかかります

また、管理者が不在のときは、すぐに鍵を使うことができません。

キーボックスはセキュリティ面で不安がある

キーボックスの暗証番号やキーを入手すれば、誰でも容易に開けられるという弱点があります。

場合によっては、部外者に鍵を盗まれる可能性があるのは大きな問題です。

管理者のデスクなどに保管する問題点

デスク

中小企業のオフィスや店舗など比較的鍵の数が少ない建物では、所定の場所ではなく管理者自身が預かっているケースがあります。

この場合、管理者のデスクの引き出しにしまっていることも少なくありません。

誰でも使いやすい

デスク付近の壁などにまとめて掛けるといった保管方法で済ませているケースもあるのではないでしょうか。

デスクの引き出しが施錠されていなければ、管理者が不在のときでもすべての従業員が簡単に鍵を取り出せます。

デスク付近に掛けているときも同様です。

しかし、いつでも誰もが使いやすいことから、紛失や盗難のリスクは非常に高いものになります。

管理者のデスク管理だと「セキュリティ面」で不安がある

管理者のデスク管理だと「セキュリティ面」で不安があります。

管理者が不在でも自由に鍵の持ち出しができてしまうと、返却されない鍵があっても誰が最後に使ったのか把握することができません。

たとえ鍵の量が少ない環境でも、誰がいつどこの鍵を使ったのか、管理者はきちんと把握しておく必要があります

オフィスの鍵管理をラクにする「電子錠」とは?

電子錠とは、電動で施錠・解錠を行う錠前のことをいいます。

電子錠は金属製の鍵を使用することはなく、カードや暗証番号、または指紋認証といった方法で施錠・解錠を行います。

電子錠だと手ぶらで「施錠・解錠」ができる

暗証番号や指紋認証にすれば、何も持ち歩くことなく施錠・解錠を行うことが可能です。

オフィスの場合は、規模に応じて鍵は何種類にも増えますし、従業員が多ければさらに管理には手間がかかります。

紛失や盗難があれば、新たに作り直すといった対策も必要でしょう。

そのような問題を解決するには、電子錠(デジタル錠)が便利です。

電子錠の種類

電子錠と一口にいっても、いろいろなメーカーやモデルがあります。

高額な製品もみられますが、鍵の管理をラクにするという観点で考えるなら、そのために必要な機能が備わっていれば十分かもしれません。

ここからは、おすすめの電子錠をいくつか紹介します。

FLASSA(フラッサ) 1J

EPICの電子錠FLASSA 1J

EPICのFLASSAシリーズは、既存のドアにも取り付けが可能というメリットがあります。特に1Jは穴開けが必要ないため、退去時に部屋を元の状態に戻す必要のある賃貸などでも使用可能です(※設置については必ず大家や管理会社の許可を得て下さい)。

個人の住宅やオフィスなどさまざまな場所で利用できる電子錠です。5Hという引き戸専用のFLASSAもあります。

柔軟性の高い使用方法がある

FLASSA 1Jは電子錠のなかでも珍しいスマートフォンアプリが使用できるタイプですが、カードリーダーなども搭載されています。

そのため、ICチップのついた交通定期券での解錠にも対応できますし、従来の電子錠のようにおサイフケータイ機能付きのスマートフォンでも解錠が可能です。

それだけではありません。使用方法の柔軟性が高く、タッチパネルを使っての解錠リモコンの使用もできます。

規模の大きなオフィスでも活用しやすい

このように、FLASSA 1Jは使う場所の特性や好みに応じて自在に使い分けできる便利な電子錠です。

さらに、室内からボタン一つで解錠でき、来訪者をスムーズに迎え入れることも可能にしてくれます。

扉を閉めればオートロックがかかる仕組み になっているため、施錠を忘れる心配もありません

オフィスでも、管理しやすい電子錠といえます。

イージスゲート

イージスゲート

イージスゲートは、主に一般住居向けの電子錠です。

そのため機能がシンプルにまとめられていて、次世代キーレスシステムとして使いやすいといえます。

お子様やお年寄りの方、機械が苦手な方にも簡単に操作できる点が魅力です。

一般家庭向けではありますが、店舗や少人数のオフィスなら特に問題なく使える製品です。

工事不要でカンタン取り付け

電池式という手軽さもあり、電気工事や配線工事は必要ありません

扉への後付けができるため、補助錠として取り付けてワンドアツーロックにすることもできます。

また、機能がシンプルではあるものの、暗証番号と非接触IC認証システムを搭載しています。

ICカードやICチップ搭載の携帯電話にも対応可能です。

電子錠のメリットとデメリット

電子錠は鍵の管理をラクにしてくれます。

ただし、検討する前にメリットだけでなく、デメリットについても知っておくことは大切です。

電子錠のデメリットから順番に見ていきましょう。

電子錠のデメリットは?

電子錠は電池式であるため、電池が切れると使うことができません。

電池交換を忘れていると、突然使えなくなる点は大きなデメリットです。

定期的な電池交換が必要

思わぬ電池切れを回避するには、適切に電池交換を行うことが求められます

電池の交換頻度は機種や使用状況によって異なります。

たいていの電子錠は電池残量が少なくなると知らせてくれる機能がついています。タイミングに合わせて交換しましょう。

また、たいていの電子錠には非常用の解錠機能が備わっています。あらかじめ確認しておくとよいでしょう。

暗証番号が漏れる可能性がある

暗証番号で利用する場合、第三者に漏れると簡単に解錠されてしまうこともデメリットです。

ただ、暗証番号については、ランダム表示設定をすることで盗み見などの被害を回避することもできます。

暗証番号を何度も間違えるとロックがかかる

暗証番号関連のデメリットは、暗証番号を何度も間違えるとセキュリティロックがかかってしまうことです。

一定時間使用ができなくなるため、その間不便を強いられるかもしれません。

暗証番号の失念は、事実上解錠が不可能になってしまうので注意が必要です。

読み取りセンサーや機器の故障

指紋認証や非接触IC認証システムでの開錠の場合は、読み取りセンサーや機器の故障が起こる場合もあります

故障の場合、修理が完了するまではしばらく利用ができなくなります。

電子錠に交換するメリットとは?

鍵を持ち運ぶ必要がない

電子錠の最大のメリットは、鍵を持ち運ぶ必要がないことです。

ICチップつきのカードなら、財布などいつも必ず持ち歩くものに入れておけば忘れることはありませんし、近づくだけで解錠できます。

また、携帯電話やスマートフォンを鍵として使うことも可能です。

電子錠は、従来の鍵とは違う手軽さがあります。

管理のコストが省ける

鍵の保管や履歴確認も不要になるため、管理のコストが省ける点もメリットです。

電子錠の多くがPCとの連携を可能としており、履歴管理がラクにできるでしょう。

これまで鍵の管理に手間取っていたオフィスにとって、業務を改善できるメリットは十分です。

合鍵作成が必要なく、紛失のリスクもない

もちろん、合鍵を作る必要もありません。

鍵となるものを紛失した場合も、登録情報の削除や新規登録をすることで簡単に解決できます。

錠前の交換も不要なので、大変スマートに使えます

オフィスの鍵管理をラクにするなら電子錠がおすすめ!

オフィスの鍵を複数人で管理するのは手間がかかりますし、苦労が多いものです。

鍵の紛失も困りますし、盗難があってはさらに心配になるでしょう。

その点、電子錠に変えれば、通常の鍵にありがちなさまざまな不便を改善できるうえに、管理もラクになります。

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鍵屋の鍵猿は、電子錠への交換依頼も承っております。電子錠への交換実績も多数ございます。

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鍵猿は出張専門の鍵屋です。対応エリア内であれば、出張無料で駆けつけます。

※なお、鍵猿では電子錠・電気錠の修理は基本的にできません。メーカー対応あるいは電子錠・電気錠の本体交換、新規取り付けによる対応となります。

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