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更新日:2021/11/25

オフィスの鍵管理をラクにする方法とは?電子錠のメリットを紹介!

オフィスの鍵管理をラクにする方法とは?電子錠のメリットを紹介!
鍵のトラブル解決は鍵屋鍵猿

オフィスには、玄関からそれぞれの部屋のドア、さらにロッカーや引き出しに至るまでさまざまな鍵があります。数が多いと管理するだけでも一苦労ですし、業務効率を下げていることもあるかもしれません。

オフィスの鍵をもっと効率的に管理したいと考える人も多いのではないでしょうか。
この記事では、オフィスの鍵管理をラクに、かつ、効率的にする方法について紹介していきます。

オフィスでよくある鍵管理方法と問題点

オフィスで扱う鍵が大量にある場合、特定の場所で一括管理するケースが多いといえます。そうすることで、従業員がスムーズに取り扱いできるようになります。専用のキーボックスで保管したり管理者がまとめて管理したりといった方法をとるのが一般的です。

はじめに、オフィスでよく見られる鍵の管理方法と、その問題点について解説していきます。

キーボックスで保管する問題点

キーボックス

キーボックスは、鍵を安全に保管しながら整理をするうえで便利です。キーボックスとは鍵を入れる専用の箱のことで、大小さまざまな種類があります。大きさの種類は豊富ですが、オフィスで使用されるものはそのほとんどが壁に固定して使うタイプです。キーボックスの中は複数の鍵が下げられるようになっており、必要な鍵を探しやすい点は便利といえるでしょう。

もちろん、キーボックスにも鍵がかかるようになっています。キーボックス自体は、暗証番号やシリンダーキーを使って開閉するのが一般的です。

キーボックスは、鍵の量に合わせてサイズを選べますし、一元管理しやすいことは確かです。しかし、オフィス内の鍵を1本ずつ集めて保管することになるため、タグ付けや保管台帳の記録といった手間がかかります。

また、管理者が不在のときは、すぐに鍵を使うことができません。その反面、キーボックスの暗証番号やキーを入手すれば、誰でも容易に開けられるという弱点もあります。場合によっては、部外者に鍵を盗まれる可能性もあり得るのは大きな問題です。

管理者のデスクなどに保管する問題点

デスク

中小企業のオフィスや店舗など比較的鍵の数が少ない建物では、所定の場所ではなく管理者自身が預かっているケースもあります。

この場合、管理者のデスクの引き出しにしまっていることも少なくありません。または、デスク付近の壁などにまとめて掛けるといった保管方法で済ませているケースもあるのではないでしょうか。デスクの引き出しが施錠されていなければ、管理者が不在のときでもすべての従業員が簡単に鍵を取り出せます。

デスク付近に掛けているときも同様で、管理者がいなくても鍵の使用に不便を生じないという点は便利です。しかし、いつでも誰もが使いやすいことから、紛失や盗難のリスクは非常に高いものになります。

管理者が不在でも自由に鍵の持ち出しができてしまうと、返却されない鍵があっても誰が最後に使ったのか把握することができません。たとえ鍵の量が少ない環境でも、誰がいつどこの鍵を使ったのか、管理者はきちんと把握しておく必要があります。

オフィスの鍵管理をラクにする「電子錠」とは?

鍵は比較的コストが低く、それでいて高い安全性が期待できる防犯になくてはならない仕組みです。そのため、鍵の歴史は長く、さまざまな場所で使われてきました。

しかし、鍵の数が増えればそれだけ管理するのも大変になりますオフィスの場合は、規模に応じて鍵は何種類にも増えますし、従業員が多ければさらに管理には手間がかかります

紛失や盗難があれば、新たに作り直すといった対策も必要でしょう。そのような問題を解決するには、電子錠(デジタル錠)が便利です。

電子錠とは、電動で施錠・解錠を行う錠前のことをいいます。電子錠と混同しやすいものに電気錠があります。いずれも電動であることは同じですが、電子錠は電池式なのに対し、電気錠は配線をしなければ使うことができません。

電子錠は金属製の鍵を使用することはなく、カードや暗証番号、または指紋認証といった方法で施錠・解錠を行います。暗証番号や指紋認証にすれば、何も持ち歩くことなく施錠・解錠を行うことが可能です。

電子錠の種類

電子錠といっても、いろいろなメーカーから出ているうえにさまざまなモデルがあります。高額な製品もみられますが、鍵の管理をラクにするという観点で考えるなら、そのために必要な機能が備わっていれば十分かもしれません。

ここからは、おすすめの電子錠をいくつか紹介します。

インターロック

インターロック

インターロックは、新規のドアにはもちろんのこと、既存のドアにも取り付けが可能というメリットがあります。 守備範囲の幅が広く、個人の住宅や賃貸住宅、さらにオフィスなどさまざまな場所で利用できる電子錠です。

インターロックにはカードリーダーが搭載されています。そのため、ICチップのついた交通定期券での解錠にも対応できますし、おサイフケータイ機能付きのスマートフォンでも解錠が可能です。それだけではありません。使用方法の柔軟性が高く、タッチパネルを使っての解錠もできます。

このように、インターロックは使う場所の特性や好みに応じて自在に使い分けできる便利な電子錠です。さらに、室内からボタン一つで解錠でき、来訪者をスムーズに迎え入れることも可能にしてくれます。扉を閉めればオートロックがかかる仕組み になっているため、施錠を忘れる心配もありません。

そのうえ、PC連動での履歴管理も可能ですし、リモコンでの遠隔操作にも対応しています。規模の大きなオフィスでも、管理しやすい電子錠といえます。

イージスゲート・プラス

イージスゲート・プラス

イージスゲートは、主に一般住居向けの電子錠です。そのため機能がシンプルにまとめられていて、次世代キーレスシステムとして使いやすいといえます。お子様やお年寄りの方、機械が苦手な方にも簡単に操作できる点が魅力です。
一般家庭向けではありますが、店舗や少人数のオフィスなら特に問題なく使える製品です。

電池式という手軽さもあり、電気工事や配線工事は必要ありません。扉への後付けができるため、補助錠として取り付けてワンドアツーロックにすることもできます。

機能がシンプルといっても、暗証番号と非接触IC認証システムを搭載しており、ICカードやICチップ搭載の携帯電話にも対応可能です。

電子錠のメリットとデメリット

電子錠は鍵の管理をラクにしてくれます。ただし、検討する前にメリットとデメリットについても知っておくことは大切です。では、電子錠にはどのようなメリットとデメリットがあるのか解説していきます。

電子錠に交換するメリットとは?

鍵を持ち運ぶ必要がない

電子錠の最大のメリットは、鍵を持ち運ぶ必要がないことです。ICチップつきのカードなら、財布などいつも必ず持ち歩くものに入れておけば忘れることはありませんし、近づくだけで解錠できます。

また、携帯電話やスマートフォンを鍵として使うことも可能です。さらに、暗証番号式や指紋認証式であれば、鍵の持ち歩きは不要になります。いずれの使い方でも、従来の鍵とは違う手軽さがあります。

管理のコストが省ける

鍵の保管やこれまでのような履歴確認も不要になるため、管理のコストが省ける点もメリットです。電子錠の多くがPCとの連携を可能としており、履歴管理がラクにできるでしょう。

これまで鍵の管理に手間取っていたオフィスにとって、業務を改善できるというメリットは十分です。もちろん、合鍵を作る必要もありません。鍵となるものを紛失した場合も、登録情報の削除や新規登録をすることで簡単に解決できます。錠前の交換も不要ですし、スマートに使えます。

電子錠にもデメリットはある?

定期的な電池交換が必要

電子錠は電池式であるため、電池が切れると使うことができません。電池交換を忘れていると、突然使えなくなる点は大きなデメリットです。思わぬ電池切れを回避するには、適切に電池交換を行うことが求められます。

電池の交換頻度は機種や使用状況によって異なります。たいていの電子錠は電池残量が少なくなると知らせてくれる機能がついていますので、そのタイミングに合わせて交換しましょう。また、たいていの電子錠には非常用の解錠機能が備わっているので、確認しておくとよいでしょう。

暗証番号が漏れる可能性がある

暗証番号で利用する場合、第三者に漏れると簡単に解錠されてしまうこともデメリットです。ただ、暗証番号については、ランダム表示設定をすることで盗み見などの被害を回避することもできます。

暗証番号関連のデメリットは、暗証番号を何度も間違えるとセキュリティロックがかかってしまうことです。一定時間使用ができなくなるため、その間不便を強いられるかもしれません。暗証番号の失念は、事実上解錠が不可能になってしまいますので注意が必要です。

読み取りセンサーや機器の故障

さらに、指紋認証や非接触IC認証システムでの開錠の場合は、読み取りセンサーや機器の故障が起こる場合もあります。そうなれば修理が完了するまで利用できなくなります。そのようなことにならないために、定期的にメンテナンスを行うことが大切です。

オフィスの鍵管理をラクにするなら電子錠がおすすめ!

オフィスにはさまざまな鍵があります。複数の鍵を人の手で管理するのは手間がかかりますし、苦労が多いものです。鍵の紛失も困りますし、盗難があってはさらに心配になるでしょう。

その点、電子錠に変えれば、通常の鍵にありがちなさまざまな不便を改善できるうえに、管理もラクになります。鍵屋の鍵猿は、電子錠への交換依頼も承っております。電子錠でオフィスの鍵管理をラクにしたいと思ったら、鍵猿まで気軽にお問い合わせください。

鍵猿は出張専門の鍵屋です。対応エリア内であれば、出張無料で駆けつけます。電子錠への交換実績も多数ございますので、まずはお電話にてお気軽にご相談ください。

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田口季良

田口季良(たぐちのりよし)SLS株式会社 マネージャー

「すごわざ鍵開け達人」として関西・関東のテレビに出演。鍵の職人としてのキャリアは12年。 現在は鍵のエキスパート集団を束ねるマネージャーでもあり、鍵の豊富な知識のほか、親切丁寧な鍵の防犯アドバイスにも定評がある。 暮らしの中で起きる鍵のトラブルを日々解決、技術向上にひたむきに取り組んでいます。

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