会社の鍵を紛失したときの対処法！処分や弁償についても解説！
この記事でわかること
・職場の鍵を紛失したときにやるべきことは？
・会社の鍵をなくしてしまったら処分されるのか？
・鍵をなくしたときのにするべきこと
記事監修者
「すごわざ鍵開け達人」として関西・関東のテレビに出演。鍵職人としてのキャリアは12年、現在はエキスパート集団を束ねるマネージャー。親切丁寧な防犯アドバイスにも定評がある。
会社やオフィスなど職場の鍵を失くしてしまったときは、どうしたらいいのかと焦りや不安を感じてしまう方が多いのではないでしょうか。
もし会社の鍵を紛失してしまったら、いったん深呼吸をして心を落ち着かせてから冷静に対処していく心構えをしましょう。
本記事では、職場の鍵を紛失したときにはどう行動すればよいのかについて解説します。
一刻も早く解決したい場合は、鍵屋に相談するのも一つです。鍵屋でしたら、鍵開け・鍵交換・合鍵作成など一度で解決することができます。鍵のトラブルは鍵猿までご相談ください。
目次
職場の鍵を紛失！まずやるべきこととは
職場の鍵を紛失してしまったら、まずはどのように行動すべきなのでしょうか。ここでは、適切な対処法を３つ紹介します。
鍵を探す
鍵が手元にないことがわかったら、とりあえずもう一度、丁寧に鍵を探してみましょう。無意識のうちに意外なところに入れてしまっている可能性もあります。
ポケットや鞄の中、バイクのメットインの中や車の中、ロッカー、書類箱、トイレや休憩室など、紛失前に入った部屋や触れた箇所、使ったものなどを順番にチェックして記憶を辿っていきましょう。
紛失前の自分の行動を振り返り、最後に鍵を見たり使ったりした場所を思い出していきます。利用した交通機関や立ち寄った場所なども思い出し、鍵を落としていそうな場所を洗い出します。
心当たりのある場所があれば、問い合わせてみてください。
職場に連絡する
しばらく鍵を探しても見つからない場合は、上長や鍵の管理担当者など、職場の人に連絡をしましょう。会社の規模によっては鍵が複数あり、１つを紛失しても業務上は問題がないということもあります。
しかし、鍵をなくしたことを黙ったままでいると、信頼を失いかねません。
言い出しにくいとは思いますが、経緯を含めて正直に伝えることが大切です。その際には、当然反省していることも伝える必要があります。
勤務しているオフィスがビルのテナントである場合は、ビルの管理会社にも知らせておかなければいけません。鍵の紛失がばれることを恐れ、無断で鍵を複製して何もなかったことにするなどの行為は避けましょう。
後々のことを考えれば、嘘をつかないことが何よりも重要です。
警察に届け出る
職場に鍵の紛失を伝えたあとは、警察にも届け出ておきましょう。近くに交番がある場合は、直接足を運び、事情や経緯を伝えたうえで、遺失届を提出します。
「近くに交番や警察署がないが、すぐに遺失届を出したい」という場合は、電話で連絡を入れて手続きを行いましょう
（※電話でも遺失届の受理をしてくれるかどうかは各都道府県によって違います。届けを出したい警察署に確認して下さい）。
最近では殆どの都道府県警察WEBサイトにて、遺失届の申請フォームがダウンロードできるようになっています。こちらと手引きをダウンロードし、事前に記入して持参することも可能です。
遺失届を出しておくと、落とした鍵を誰かが拾って警察へ届けた際に、遺失届の内容と鍵の特徴などが照合され、間違いがなければ戻ってくる可能性があります。
遺失届を提出したからといって必ず鍵が戻ってくるという保証はありませんが、少しでも発見の可能性を高めたり、安全上のリスクを軽減させたりするためにも忘れず手続きをしておきましょう。
誰かが鍵を警察へ届けてくれて、無事に戻ってきたときは、拾ってくれた人に対しお礼をすることも忘れてはいけません。
会社の鍵をなくしたことで処分される？
職場の鍵を紛失してしまったとなると、会社から下される処分について不安になる方も多いのではないでしょうか。ここからは、職場の鍵を紛失した場合、具体的にどのような処分が下される可能性があるのかを４つ紹介します。
始末書の提出
まず、最も可能性が高い処分として、始末書または顛末書の提出を求められる、ということが考えられます。ほとんどの人には縁がないと思われますが、業務上のミスや過失などがあった際に提出を求められる書類が始末書です。
顛末書は、不祥事やミスなどが起こったときに、ことの経緯を淡々と報告します。
前者は反省の確認や、再発防止の役割も担っています。鍵の紛失で始末書を提出する場合は、鍵を紛失した日時・場所、原因を具体的に記載しましょう。
また、反省の意を謝罪とともに記載することも重要です。この際、テンプレートなどに従うだけではなく、できる限り自らの言葉で反省や謝罪の文章を書くことが求められます。
始末書は形式的なものになってしまいがちですが、これ以上信用を落とさないためにも丁寧に書くことを意識しましょう。また、二度と同じ過ちを犯さないよう、具体的な改善策も記載しておきます。
時系列でわかりやすく記載すると、紛失した場所や時間の見当がつきやすくなり、改善策なども具体的に提示しやすくなるでしょう。
弁償
会社の就業規則には「故意または重大な過失により会社に損害を与えた場合には、損害の一部または全額を賠償させることがある」といった文言があると思いますが、仮に弁償を求められたとしても全額ではなく、一部にとどまることが多い傾向です。
これは、使用者（雇用者）側と被用者（従業員）側との間には明白な格差があり、加えて使用者は被用者の労働によって利益を得ているのだから、同じように損益も公平に負担すべき、という法理（責任制限の法理）があるためです。
一方、鍵だけでなくドアの交換などに発展させたうえで、その費用をすべて賠償請求してくるような場合は、会社側（使用者側）による不当請求に該当する可能性があります。
紛失してしまった罪悪感から、全額弁償が当然と思い込みがちですが、高額請求を会社側から迫られた場合は弁護士か労働基準監督署に相談しましょう。
また、会社側が請求する金額を給与や賞与から「天引き」することは違法行為です。
労基法第24条１項に規定の賃金全額払いの原則に反しますので、会社からこのような処置をすると勧告を受けたときは、それが違法行為であることを指摘して、別の方法での支払いを検討して貰いましょう。
賃金は、通貨で、直接労働者に、その全額を支払わなければならない。
労基法第24条１項
減給や謹慎
減給や謹慎（出勤停止）になることを心配する人もいるかもしれません。ただ、減給や謹慎のような懲戒処分とするには、合理的な理由と社会通念上の相当性というものが必要とされています（労働契約法第15条）。
要するに、鍵の紛失に減給や出勤停止といった処罰を下す合理的な理由があるか、またはこれらの処分は鍵の紛失という過失に相当するものか、ということなのですが、こういった判断をするためには過失の度合いなど、十分な証拠などが必要です。
また、一度の紛失では、そのような処分を適用する相当性がない、と考える人が殆どでしょう。
そのようなことから、初めて鍵を失くしたという場合は、始末書を提出させるなど、訓戒で済ませるというところが殆どのようです。
ただし、鍵の紛失を何度も繰り返していたり、注意されているのに管理が杜撰だった場合は過失の程度が大きいと判断され、就業規則に基づいて重い処分となる可能性があります。
自社の就業規則を再確認するとともに上司などともコミュニケーションを取りながら、適切に対応してもらいましょう。
使用者が労働者を懲戒することができる場合において、当該懲戒が、当該懲戒に係る労働者の行為の性質及び態様その他の事情に照らして、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、当該懲戒は、無効とする。
労働契約法第15条
解雇
会社の鍵を紛失したことが原因で解雇となる可能性は、非常に低いでしょう。実際に、一度の失敗やミスでクビとなってしまうことはまずありません。
仮に、会社の金庫やオフィスの出入口、重要書類などが保管されているキャビネットの鍵を紛失してしまったとしても、クビになる可能性は低いと考えられます。
もちろん、上司や先輩から叱られることにはなるでしょう。しかし、迅速に報告し、警察署に届け出を出すなど適切に対応すれば、会社を辞めさせられることは通常ありません。
減給・出勤停止のときと同じように、鍵を紛失したというだけではそれが懲戒解雇処分とする合理的な理由になるとは考えられませんし、社会通念上、懲戒解雇とするのが相当とも考えられないからです。
解雇は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、無効とする。
労働契約法第１６条
鍵を失くしたらすべきこと
実際に、会社の鍵を紛失した場合、報告や届け出後には何をすべきなのでしょうか。即座に取りかかるべきことを２つ紹介します。
鍵交換をする
まずは、鍵の交換をする必要があるでしょう。その理由や、鍵の交換の際に意識したいことなどを説明していきます。
鍵交換はなぜ必要か
まず、会社の出入口の鍵を紛失すると、従業員以外に会社に自由に出入りできる人物がいる可能性が高くなります。これがどれほど危険なことなのかは、想像に難くないのではないでしょうか。
出入口のドアの鍵でなくても同様です。金庫やロッカー、更衣室や倉庫などの鍵であればそれらに外部の人間がアクセスする可能性があります。
紛失した鍵によっては、機密情報の漏えいにつながる可能性も否定できません。もし、落とした鍵を拾った人がその鍵を悪用すれば、会社に大きな損害をもたらす可能性もあります。
重大な被害を未然に防ぐためには、鍵の交換をするほかありません。会社が懇意にしている鍵屋があればそこに連絡して見積りを取り、交換のための稟議書提出など、上長の指示に従うか、社内で規定されている手続きをして下さい。
指定の鍵屋がない場合は、２～３社に見積りを依頼すると良いでしょう。鍵猿のような鍵屋であれば、見積り・出張費ともに無料ですし、他社の方が良いと判断された際のキャンセル料も無料です。（※条件によってはキャンセル料が発生する場合もございます）
費用を抑えたいなら相見積もりを取ろう
鍵の交換には、それなりの費用がかかります。合鍵を作る費用とは異なり、ドアに付属するシリンダーや場合によっては他の箇所も交換する必要が生じるため、作業費にプラスして部品代がかかります。
できるだけ鍵交換の費用を抑えたい場合は、複数の業者から見積もりを取ることをおすすめします。相見積もりを取ることで、だいたいの相場や、最安値で鍵の交換を請け負ってくれる業者を見つけることができます。
もちろん、費用以外の比較も重要です。一見、安いと感じても、見積もりの中に出張費や手数料などが含まれていないことがあります。
そのため、「トータルでいくらかかるのか」、「防犯性の高い鍵の取り付けが可能か」、「アフターケアはあるか」といったことも含めて比較し、最終的に安心して任せることができる鍵業者を選定することが大切です。
再発防止策を講じる
鍵交換のための業者の選定と同時に、再発防止策も講じておきましょう。鍵交換をしても、再び鍵を紛失してしまっては元も子もありません。鍵の紛失が再発するようでは、会社へ大きな損害を与えてしまう可能性も出てきます。
例えば、キーケースを用意したり、ストラップをつけて目立つような工夫を取り入れてみたりしてはいかがでしょうか。鈴などが付属したストラップであれば、落とした際にも気づきやすくなります。
物の出し入れを頻繁にするポケットや、鞄に鍵を入れる習慣のある方にとっては、効果的な再発防止策となるのではないでしょうか。
また、紛失防止タグ（スマートタグ）の活用もおすすめです。鍵に取り付け、スマートフォンと連動させれば、万が一紛失した場合でもスマートフォンから鍵の位置をある程度、特定することができます。
スマートフォンとタグのついた鍵の距離が離れると、自動で知らせてくれる機能がある商品もありますし、持ち主から遠く離れてしまった時は、GPSを利用して最後にペアリングした場所を地図上に示したり、別のユーザーやタクシーなどと連携して位置情報を更新したりするタイプがあります。
鍵だけではなく、他の貴重品（ノートパソコンや業務用のスマホ／タブレットなど）にも活用できるため、紛失防止タグの導入を会社に提案することは、難しいことではないでしょう。
アナログな方法がよければ、鍵にウォレットチェーンやカールコードストラップといった紐をつけることで落下を防止することが可能です。
こういった長めのストラップ類で鍵と衣服・ベルトなどに結びつけておけば、鍵を落としたことに気づかないまま離れてしまうことはなくなるでしょう。
まずは冷静に！見つからなければ鍵交換を依頼しよう
会社の鍵を紛失して慌てない人などいません。しかし、まずは冷静になることが重要です。慌てても鍵が見つかるわけではないので、落ち着いて正しい行動をとるためにも、いったん冷静になることを心がけましょう。
そのうえで、鍵交換など適切に対処する必要があります。
鍵の交換の際は、365日年中無休で全国対応、見積もり無料の専門業者「鍵猿」へ一度ご相談ください。
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